
Why do erp… del 5 av 6 – System, integrationer och IT infrastruktur
Den här bloggserien tar upp många av utmaningarna i att implementera affärssystem och andra liknande IT projekt. Dessa perspektiv är både egenupplevda och samtidigt perspektiv som är inte helt självklara.
I den här delen, del 5 av 6, ser vi övergripande på de tekniska utmaningarna som man bör tänka på innan man startar med systembyten och IT projekt.
På nedan länkar kan du läsa del 1, 2, 3 och 4.
Tekniken – allt hänger ihop
Den här delen fokuserar på de ”hårda” delarna runt system och applikationer, utan att gå in på en teknisk nivå. Komplexiteten när det kommer till system och IT infrastrukturen är att förstå att allting hänger ihop. Det är därför viktigt när man väljer system att man tänker på helheten.
Vi kommer att titta närmare på hur 1) verksamheten, 2) affärssystemet 3) stödapplikationer 4) rapporteringssystem 5) behörighetshantering och 6) IT behov, tillsammans skapar ett nätverk av kommunicerande kärl. Det är viktigt att tänka på alla dessa dimensioner när man ska välja och implementera system. Vi tar en närmare titt:
- Verksamheten. Bolagets verksamhet är ju det vi ska avspegla i våra system. Verksamheten är därför utgångspunkten för det slutgiltiga systemvalet.
- Affärssystem. Affärssystemet är spindeln i nätet när det kommer till att hålla reda på verksamheten och man ska välja ett system som kan spegla verksamheten.
- Stödapplikationer. Utöver affärssystemet finns också ofta en eller flera stödapplikationer. För ett tjänsteföretag kan det t ex vara ett separat system för tidrapportering och/eller resursplanering. För ett företag inom e-handel kan det vara en webbshop. Oftast har man flera olika stödapplikationer som ska kommunicera med affärssystemet.
- Rapporteringssystem. Affärssystem är ofta förvånansvärt dåliga på att analysera data och rapporter. Därför analyseras data i ett externt rapporteringssystem istället. Microsofts Power BI, Qlik och Tableau är några av de mest etablerade rapporteringslösningarna. Rapporteringssystemet i sig måste såklart fungera med affärssystemet och stödapplikationerna.
- Behörighetshantering. När verksamheten är speglad i affärssystemet, stödapplikationerna och i rapporteringssystemet är det dags att fundera på hur alla användare av dessa system ska hanteras. Behörighet i systemen och distributionen av datat ska göras på ett homogent sätt. Man ska inte ha mer behörighet i ett system än i ett annat. De rapporter som delas måste också avspegla denna behörighet.
- IT behov. Sist men inte minst måste man i sina systemtankar ha planerat för sina IT behov. Behöver man köra affärssystem, stödapplikationer och rapporteringssystem på mobiler och surfplattor? På Android och IOS? Behöver det stödja alla webbrowsers? Ska man använda både Mac och PC? Har man speciella behov på säkerhet, lagring och kryptering för t.ex. GDPR? Ska man drifta sina lösningar i molnet eller on prem?
Personligen visualiserar jag utmaningen i bilden nedan.
Tänka på helheten
Det man bör ta med sig från ovan är att man bör tänka på helheten när man väljer system. Det går t.ex. inte att ha en idé där man ska köra alla system i molnet men sedan vilja använda Tableaus rapporteringslösning (den driftas nämligen ännu bara ”on prem”, dvs inte i molnet).
Ett annat exempel kan vara att som organisation säga att all data ska ligga i EU och samtidigt ha en molnbaserad stödapplikation där datacentret ligger i USA.
Att förstå den systemflora man behöver, samt att planera för hur de hanteras är en stor utmaning när det kommer till systemval. Trenden är att låta så mycket som möjligt ligga i molnet men även där gäller det att hålla koll på både hur data lagras och hur väl det integreras med övriga systemlösningar och behov.
Våra erfarenheter
Vi på KlaraPapper föredrar att arbeta med de mer populära standardverktygen på den svenska marknaden.
För mindre bolag rekommenderar vi oftast Fortnox och vi kan bidra med färdigställda rapporteringslösningar i Power BI för Fortnox.
För större bolag jobbar vi ofta i Microsoft Dynamics Business Central där vi tycker att enkelheten att använda Officepaketet och Microsofts andra affärsapplikationer (Power Plattform) är en stor fördel. Vi har också väldigt positiva erfarenheter av att jobba med Netsuite som fungerar som en bra molnbaserad helhetslösning från Oracle.
Sista delen i den här bloggserien handlar om hur du skaffar dig bäst förutsättningar för att lyckas med din systemimplementation.