Why do erp… del 3 av 6 – Säljaren
Den här bloggserien tar upp många av utmaningarna i att implementera affärssystem och andra liknande IT projekt. Dessa perspektiv är både egenupplevda och samtidigt perspektiv som är inte helt självklara.
I den här delen, del 3 av 6, tittar vi på de som säljer och/eller levererar systemet. Vilken roll spelar leverantören? Hur bör man utvärdera denna?
På dessa länkar kan du läsa del 1 och 2.
Leverantörens balansgång
Som leverantör av komplexa affärssystem är balansgången svår. Man måste informera om komplexiteten när det kommer till att upphandla, implementera och förvalta system. Samtidigt kan man inte fokusera helt på alla de problem som skulle kunna dyka upp i en systemimplementation. Det finns gott om andra säljare som målar upp en rosenröd bild. Det skulle helt enkelt inte vara speciellt bra business.
Den här delen av leverantörens roll förstår de flesta köpare. Det jag däremot har märkt, är att man som köpare har en övertro på leverantörens förmåga. Det betyder inte att en person eller ett team av personer är dåliga utan att leverera ett affärssystem eller annat IT projekt är väldigt svårt. Nedan är ett urval av kompetens man behöver som leverantör.
Kompetens hos leverantören
I den bästa av världen ska leverantören kunna:
- Använda systemet. Det är ju såklart en förutsättning att leverantören kan systemet. Men det är inte alla systemimplementatörer som har varit användare av systemet, och speciellt inte varit användare av alla moduler som man installerar.
- Processer. Som leverantör av ett system har man oftast bra förståelse för hur processerna fungerar i systemet. Det man inte vet är hur köparens processer ser ut. Förmågan att förstå köparens processer är viktig och långt ifrån lätt då köparen kanske inte fullt ut förstår sina egna processer.
- Verksamheten och branschen. När man implementerar ett nytt system vill man ibland som köpare få hjälp med att förstå vad som är ”best practice” i branschen eller få andra hjälp med verksamheten. En e-handlare kanske vill veta vilka betallösningar brukar andra e-handlare integrera med. Ett tjänsteföretag vill veta vilka resursplaneringssystem som är populära. I bästa fall har leverantören en god förståelse av både kundens verksamhet och bransch.
- Erfarenhet från köparens yrkesroller. Som ekonom och inblandad i många affärssystemprojekt har jag upplevt att ett stort ansvar när ett systembyte hamnar hos ekonomiavdelningen. Men de flesta systemleverantörer har begränsad erfarenhet om yrket som ekonomichef, eller andra roller som är centrala i köparens implementation. Detta leder till ett kunskapsglapp mellan köpare och säljare.
- Utbildning. Det är viktigt att den som levererar ett system är pedagogisk och kan utbilda köparen i systemet. Som leverantör är inte utmaningen att göra en implementation och uppsättning som man själv kan använda, utan att göra den utifrån det som beställaren har tänkt sig.
- Driva projekt. Till sist bör leverantören vara bra på att driva själva implementationsprojektet. Hålla tidplaner och bra koll på alla olika delar, planera och kommunicera tydligt med de olika intressenterna.
När man gör en sådan här lista är det lätt att förstå att det inte finns en person eller leverantör som kan leva upp till högsta betyg på alla dessa kriterier. Man får som köpare helt enkelt försöka prioritera vad man tycker är viktigt och sedan försöka göra en subjektiv bedömning av hur man anser att leverantören lever upp till de ställda kraven.
Slutligen, när det kommer till valet av leverantör är det så mycket mer än att bara förstå systemet som gäller. Att vara implementatör är ett mycket svårt jobb och i normalfallet har man tillräcklig teknisk kompetens. Men att mötas i kundens verksamhet och verklighet och jobba effektivt tillsammans är en utmaning.
Jag har i del två och tre nu diskuterat en del av de utmaningar som både beställare och implementatör har i sina roller, och förhoppningsvis har jag skapat en större förståelse för komplexiteten i dessa roller. Förståelse för varandras situation och roll är en viktig förutsättning för att lyckas i systemimplementationer.
Nästa del i bloggserien är förvaltningen av systemet och vilka utmaningar man har där för att få ut det mesta av sitt system.