Du som köpare eller beställare av ett affärssystem eller annat digitaliseringsprojekt, är den viktigaste faktorn till att implementationen går bra eller inte.

Vanliga utmaningar med att implementera system
Eftersom man inte byter affärssystem ofta har är det vanligt att köparen inte är en erfaren köpare och kan underskatta den potentiella komplexiteten i att byta system. Nedan lista är några viktiga punkter att tänka på när man köper system:

• Funktionalitet. Att förstå funktionaliteten i ett nytt system är förstås viktigt. Som köpare har man ofta gjort en kravspec på vad det nya systemet behöver kunna, utifrån vad som saknas i dagens system. Att göra kravspecifikationer kan vara en stor utmaning och ta mycket tid. Men ofta missar man det som faktiskt fungerar i dagens system och tar för givet att det kommer att fungera även i det nya systemet, men det är inte säkert att så är fallet.
• Processer. Att kunna anpassa systemet utifrån de befintliga väl fungerande processer är viktigt. Ibland vill man ändra processerna eller använda de processer som affärssystemet förutsätter. Om man bestämmer sig för att införa ett nytt system som täcker många områden och processer är det en viktig uppgift att förstå hur dessa processer ser ut idag och mappa dem mot ett nytt system.
• Rapporter. Rapporter är en viktig del av ett systembyte. Ofta kan det vara den största anledningen till att man byter ett system, man vill få ut mer information om verksamheten. Men affärssystem är generellt ganska dåliga på att presentera data och man behöver för det mesta ett separat rapporteringssystem.
• Personer. Så till sist till den klart viktigaste delen för att ett systembyte ska fungera, personer. Vi skulle kunna skriva en hel bloggserie om bara just detta och hur man ska ”få med sig” alla intressenter. Hos köparen finns det många olika personer som påverkas av systemimplementationer bl.a. användare, chefer och VD. Här är några scenarier som visar på utmaningar där det kan vara svårt att få med sig dessa personer.
  • En användare är rädd för att arbetsmoment som den utför ska göras på ett annat sätt eller automatiseras. Användaren föredrar att arbeta på ett sätt som man känner till och som fungerat i flera år.
  • En chef är orolig till att man skapar en transparens som där hela teamet lättare kan se varandras arbete och prestation. Detta kan bidra till man fokuserar på andras insats eller ifrågasätter chefen.
  • En VD var ursprungligen motiverad att implementera ett nytt system men allteftersom projektet drar ut på tiden, går över budget och har svårt att vinna support i organisationen blir VD:n allt mer frustrerad.

Listan ovan är en kort sammanfattning av några vanliga utmaningar i de flesta implementationsprojekt. Det viktigaste att komma ihåg är att vi är trots allt bara människor och många blir påverkade av förändringar i IT och system. För att få med sig nyckelpersoner måste man förstå att man kommer att tycka till om den nya funktionaliteten, processerna och rapporterna.

Att driva en systemimplementation
Att driva projekt som systemimplementationer, eller andra IT projekt, ställer stora krav på personerna som leder projektet. Det gäller allt ifrån tekniskt och organisatoriskt kunnande till förmågan att leda personer. Dessa superpersoner som kan ”allt” om tekniken, företagets processer och samtidigt är fantastiska ledare finns inte. Som köpare, ha det i åtanke att de som driver projekten är inte superpersoner och de behöver stöd och ett välfungerande team runt om sig.

Sist men inte min, en annan betydelsefull del för köpare att tänka på – och som tillägnats en egen del i denna bloggserie – är vikten av den kompetens man behöver internt för att få ut det mesta ur sitt system. Som köpare behöver man tillsätta systemägare, ha fullt fungerande ekonomi- och lönefunktioner, controllers och BI-utvecklare för att hantera systemet på rätt sätt. Men mer om det i kommande delar.

Slutsatser
Det finns många utmaningar för en köpare och jag har tagit upp de vanligaste när man implementerar ett system. Man ska inte heller glömma att driva själva implementationsprojektet är en stor utmaning. Som ledare för projekt tampas man med allt från tekniska utmaningar till att leda och jobba med människor. Dessa komplicerade projekt drivs inte av supermänniskor som kan allt utan man kommer behöva lära av varandra under projektets gång.

Om man går in i ett systemprojekt med en ödmjukhet inför uppgiften är förutsättningarna större att lyckas med en bra implementation.

I nästa del av bloggserien tittar vi på säljarens/leverantörens roll och vilka utmaningar den har för att skapa en lyckad systemimplementation.