Datadriven projekthantering för chefer
Som chef till andra chefer är det många projekt som jag vill hålla reda på. Vi har för länge sedan förstått att excel inte är rätt program för att hålla koll på projekt, det går inte att jobba på ett datadrivet sätt med projekt i excel. Att jobba med lappar och fysiska papper är ok om man har ett, eller ett fåtal, projekt att hålla reda på, men det är inte speciellt lätt att arbeta datadrivet. Men det finns bättre sätt.
För ett par år sedan släppte Microsoft programmet Planner, som ingår i de flesta Office 365 prenumerationer. Det Planner gör är så kallade Kanban boards, dvs man fäster sina uppgifter på postit lappar och sätter upp dem på en anslagstavla och flyttar när man planerar projekten. Fast allt sker digitalt då när man använder Planner. Du kan se mer om Planner här https://www.youtube.com/watch?v=3JQ7CRDcZYM
Planner var från början en riktig besvikelse och det tog ganska lång tid innan utvecklingen av produkten började ta fart. Nu är tjänsten helt ok och det finns integrationer mot t.ex. Outlook, så att du kan få dina uppgifter direkt i Outlook, och i Plannerhubben kan du på ett och samma ställe se alla DINA uppgifter i dina olika planer. Tyvärr kan du inte se ANDRAS uppgifter i många olika planer på ett och samma ställe. Om du vill göra det så måste du clicka igenom på varje Plan och… nej, det är helt enkelt för bökigt.
Med lite arbete kan du faktiskt göra Planner till ett riktigt bra verktyg för att arbeta datadrivet med dina projekt. Första steget är att ladda ner en Planner connector till Power BI. Det kan du göra här https://www.cdata.com/drivers/msplanner/powerbi/ (du kan även manuellt ladda ner data från Planner till excel men det är väldigt jobbigt att manuellt uppdatera planerna hela tiden. Vi tittade på att använda RPA för att göra detta men vi estimerade att kostnaden att använda ovan connector var ungefär 2% av vad det hade kostat att använda RPA).
Efter lite konfiguration kan du ladda ner data från dina Plans och analysera dem rakt upp och ner i Power BI. Att utveckla en BI rapport för dina plans är inte så svårt. Om du som läser vill ha en pbix fil, hör av dig så kan du låna vår. För en chef eller VD är det guld att kunna se hur de olika projekten i gruppen går, var vi ligger i fas och vilka projekt som är försenade. Vi kan utan svårigheter skapa statistik på hur vi sköter våra projekt.
För mig som VD är det jätteskönt att jobba på det här sättet. Inte bara får jag koll på det som händer i organisationen utan jag behöver inte heller göra en extra rapport till vår styrelse. Med lite snabba filter kan jag lätt använda informationen den rapporten som finns och ta den till styrelsen.
Samtidigt, allt detta sker direkt i Office, utan extra krångel och licenser (OBS, de som ska konsumera rapporterna behöver Power BI licens). Väldigt kraftfullt tycker vi här på KP.